Overschrijding termijn in juridische procedure

In een recente bestuursrechtelijke procedure – tussen een burger en de overheid - was door de gemachtigde van eiser telefonisch verzocht om uitstel van de zitting bij de rechtbank. De reden was dat hij verhinderd was vanwege een zitting bij een andere rechtbank. De rechtbank wees dit verzoek af. De zittingsdatum was namelijk vooraf met de gemachtigde van eiser en de wederpartij afgestemd.

Vervolgens had de rechtbank de uitnodiging voor de zitting aan (de gemachtigde van) partijen gezonden. De gemachtigde van eiser was dus al geruime tijd op de hoogte van de zitting. Van een tijdig verzoek om uitstel was daarom geen sprake. Bovendien was er naar het oordeel van de rechtbank geen sprake van een gewichtige reden.

Pas juridisch advies Rotterdam deelt met u juridisch nieuws, kennis en een brede ervaring!

De gemachtigde van eiser nam door deelname aan een zitting bij een andere rechtbank namelijk bewust het risico dat hij in de middag niet op tijd aanwezig kon zijn bij de zitting van de rechtbank. Als dat risico zich realiseert, dan blijft dat voor zijn rekening.

Processtukken

De rechtbank had de ambtenaar van de gemeente met een brief gevraagd de stukken in te dienen die betrekking hebben op de zaak. De rechtbank had er daarbij op gewezen dat het gaat om alle stukken die aan het door eiser bestreden besluit zijn voorafgegaan. Daarbij had de rechtbank opgesomd om welke stukken het in ieder geval ging.

De ambtenaar had binnen een week stukken toegezonden. Een specifiek door de rechtbank genoemd document ontbrak echter en daar had de rechtbank schriftelijk opnieuw om gevraagd. De ambtenaar had op die brief van de rechtbank niet gereageerd. Het specifiek gevraagde document was dus niet overgelegd waardoor de ambtenaar niet aan zijn verplichtingen in de zin van artikel 8:42, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) had voldaan. Het gevolg daarvan was dat de rechtbank dit stuk niet in haar beoordeling kon betrekken.

Het verweerschrift

De rechtbank besloot dat het verweerschrift van – in dit besproken geval - de gemeente buiten beschouwing werd gelaten. Daarvoor had de rechtbank de volgende redenen.

Allereerst had de rechtbank de ambtenaar er schriftelijk over geïnformeerd dat zij graag over een compleet dossier beschikte, zodat de behandeling van de beroepszaak later in de procedure niet werd vertraagd. Daarom had zij de ambtenaar verzocht haar te laten weten of hij een verweerschrift en specifiek document wilde indienen. Als hij dat wilde doen, dan moest hij dat binnen acht weken na het schriftelijk verzoek doen. De ambtenaar had de rechtbank geschreven dat hij binnen de gestelde termijn een verweerschrift en het gevraagde specifieke document zou indienen. Dat had hij echter niet gedaan.

Daar had de rechtbank de ambtenaar ook schriftelijk op gewezen. Vervolgens had de ambtenaar een uitstel van zes weken gevraagd voor het indienen van een verweerschrift. De rechtbank had met dat verzoek ingestemd en daarbij vermeld dat zij dat eenmalig deed.

Het verweerschrift en het door de rechtbank gevraagde specifieke document waren uiteindelijk ruim zeven maanden na het verstrijken van de verlengde termijn ingediend. De ambtenaar had tijdens de zitting uitgelegd dat dit het gevolg was van drukte. Er was volgens hem niet eerder tijd om de stukken op te stellen en in te dienen.

Dit leidde er naar het oordeel van de rechtbank echter niet toe dat de termijnoverschrijding toelaatbaar was. Voor eiser gold immers ook dat hij zijn stukken binnen de daarvoor vastgestelde termijnen moest indienen. De lange termijn die de ambtenaar had genomen voor het indienen van een reactie op het beroepschrift deed dus afbreuk aan het beginsel van gelijkwaardigheid van partijen.

Daarnaast waren het verweerschrift en het gevraagde specifieke document niet toelaatbaar, omdat de goede procesorde zich daartegen verzette. De stukken waren weliswaar elf dagen voor de zitting bij de rechtbank ingediend en dat was binnen de tiendagentermijn die in artikel 8:58 van de Awb wordt genoemd, maar deze termijn is geen harde grens.

Stukken die tien dagen vóór de zitting bij de rechtbank zijn ingediend, worden niet per definitie toegelaten. Ook bij die stukken gebruikt de rechtbank het criterium van de goede procesorde voor de beoordeling of het stuk daadwerkelijk wordt toegelaten. Artikel 8:58 van de Awb vloeit namelijk zelf ook voort uit de eisen van een goede procesorde en uit het beginsel van hoor en wederhoor.

De bepaling heeft onder meer het doel om de andere partij te beschermen tegen te laat aan het dossier toegevoegde stukken waarop die partij niet is voorbereid en waarop hij niet adequaat kan reageren. Doordat het verweerschrift en het eerder door de rechtbank gevraagde specifieke document zo kort voor de zitting zijn ingediend, was eiser in zijn procespositie geschaad. Het had hem immers de mogelijkheid ontnomen schriftelijk te reageren en het was hem moeilijk gemaakt voldoende adequaat te reageren en er het debat over te voeren.

Tip

Laat u door uw advocaat of juridisch adviseur altijd informeren over de lopende termijnen in uw dossier en/of juridische procedure en noteer die zelf ook enkele dagen voor de vervaldatum in uw eigen agenda, opdat u uw adviseur nog zelf daaraan kunt herinneren. Het risico in uw lopende procedure is anders voor u groot!

Heeft u vragen over dit blogartikel of zelf een vraag over het procesrecht, bel dan Pas juridisch advies ( 010 – 404 53 40 ) en vraag naar mr. Laura Pas of zend uw e-mail met uw vraag aan secretariaat@pasjuridischadvies.nl .

Kwaliteitseisen voor de externe VVE beheerder

Indien je voor het eerst een appartement koopt, wordt je automatisch lid van de Vereniging van Eigenaren, je bent dan een radertje in een groot geheel.

Van de makelaar en notaris ontving je vele documenten waaronder ook de akte van splitsing in appartementsrechten en een huishoudelijk reglement. De praktijk laat helaas zien dat vele jonge kopers zich niet realiseren dat het misschien verstandig is ook eens te lezen wat er in die documenten staat. Zij zijn druk met hun carrière en gunnen zich vaak niet de tijd ervoor. Na aankoop, vaak gevolgd door een verbouwing van het appartement, zijn ze er voorlopig wel klaar mee en naar een VVE-vergadering gaan ze niet of zelden.

Pas juridisch advies Rotterdam deelt nieuws, specialistische kennis en brede ervaring met u!

Heerlijk dan toch als alle VVE-eigenaren voor jou al hebben besloten het beheer over alle gemeenschappelijke zaken zoals de centrale hallen, de centrale kelder, de garage, het dak en de gevel en de hele administratie te laten regelen door een externe beheerder? Met die beheerder is een contract gesloten, maar als verse eigenaar ken je dat niet. Je hebt wel eens iets gehoord over een reservefonds dat binnen de VVE moet worden aangehouden, maar weet eigenlijk niet precies wat dat ook weer was. Heeft de VVE een eigen bankrekening? Waarom zou dat nodig zijn?

Zorg altijd, dat je bij het aanstellen of zoeken van een vervangende externe beheerder eerst eens kijkt in de ledenlijst van de branchevereniging BVVB, de organisatie voor VVE - beheerders met een keurmerk. Zij moeten voldoen aan specialistische kennis, eisen van opleiding, bouwkundige expertise en andere relevante zaken voor het beheer zoals een klachtenregeling en een modelovereenkomst tussen VVE en externe beheerder.

Nu kan iedereen zich namelijk vestigen als VVE-beheerder, het is een onbeschermd beroep. Drie offertes vragen en als bestuur van een VVE ook eerst spreken met de drie gegadigden voordat je uiteindelijk een beheerder kiest is verstandig. Niet alleen de beheerder machtigen om het bestuur over de VVE te voeren, maar ook zorgen dat er werkelijk VVE-leden in het bestuur zitten is zeer verstandig. De beheerder zit immers niet op locatie, u wel. Hoe staat het met een vergelijking van de prijzen van de diverse werkzaamheden? Besteedt u alles uit of slechts enkele werkzaamheden, is er een geschillenregeling voor de VVE indien zij niet tevreden is over de kwaliteit van de beheerder en aan welke criteria toets je dan die kwaliteit?

Je bent eigenaar van jouw eigen appartement, maar alle gemeenschappelijke zaken zoals het dak en de gevels deel je met alle andere VVE-leden. Jouw aandeel in de gemeenschappelijke kosten is omschreven in de akte van splitsing en het modelsplitsingsreglement dat in die akte wordt genoemd.  

Er wordt nu voor gepleit om kwaliteitseisen te gaan stellen aan externe VVE -beheerders om gebrek aan professionaliteit tegen te gaan.

Wie doet het beheer? De externe beheerder zelf of laat hij dat eigenlijk over aan iemand anders die onvoldoende kennis van de materie heeft? Indien er geen deskundigheid is, is dat een groot risico voor kosten en uitvoering van werkzaamheden. Die ontzorging door het inschakelen van een niet deskundige externe beheerder wordt dan snel een kostbare zaak voor ieder VVE-lid. Worden wel de juiste leveranciers benaderd en worden er niet vaak maar kleine zelfstandigen ingehuurd om de kosten voor de VVE zogenaamd laag te houden, maar als beheerder zelf flink te verdienen? Het resultaat daarvan kan zijn dat er misschien wel 6 maal een andere leverancier komt opdraven die het lekkageprobleem van het dak dan nog niet heeft opgelost, omdat helaas bij het geven van de opdracht namens de VVE niet goed werd ingeschat welke leverancier moest worden ingeschakeld of niet werd ingezien dat een erkende leverancier wel duurder is, maar vaak ook sneller en kwalitatief beter.

Er moet van overheidswege toezicht en controle op de externe VVE- beheerder komen. Wat heeft een VVE-lid aan vijf door een kleine leverancier uitgebrachte terugkoppelingsrapporten waaruit blijkt dat het probleem niet is opgelost, maar waarvan de kosten wel iedere keer door de VVE betaald moeten worden? Uw maandelijkse bijdrage gaat dan weer omhoog.

Heeft uw beheerder een volmacht om over de bankrekening ten name van de VVE te beschikken, waardoor goedkeuring van de VVE niet meer nodig is?

Het is nooit raadzaam aan de externe beheerder de volledige bevoegdheid te geven om over het geld van de VVE te beschikken en zeker niet over het wettelijke reservefonds, dat is namelijk uw spaargeld als VVE-lid. Of heeft u uitsluitend afgesproken dat de beheerder alleen gemachtigd is om tot een bepaald bedrag te factureren of alleen voor bepaalde vaste uitgaven?

In welke relatie staat uw externe beheerder tot 1 van de VVE-leden of grote verhuurder in geval van een gemengd complex met eigenaren en huurders?

Slechts 10 procent van de externe VVE-beheerders is aangesloten bij de branchevereniging, dus 90% heeft geen keurmerk. Na het lezen van deze blogpost gaat u hopelijk nog eens na hoe het bij u in uw VVE geregeld is? Is uw externe beheerder ingeschreven als lid van de branchevereniging? Bij drie VVE-leden kunt u misschien zelf het bestuur nog vormen en beheren, bij een groter aantal leden wordt dat steeds onoverzichtelijker, zeker ook financieel.

De Branchevereniging VvE Beheerders in Den Haag onderzoekt nu hoe de externe VVE-beheerder een beschermd beroep kan worden, zodat kwaliteitseisen kunnen gaan gelden. Dat is een prima initiatief!

Heeft u vragen op het gebied van het appartementsrecht, bel dan Pas juridisch advies Rotterdam ( 010 – 404 53 40) en vraag naar mr. Laura Pas of zend uw e-mail met vraag om informatie naar secretariaat@pasjuridischadvies.nl .