Overschrijding termijn in juridische procedure

In een recente bestuursrechtelijke procedure – tussen een burger en de overheid - was door de gemachtigde van eiser telefonisch verzocht om uitstel van de zitting bij de rechtbank. De reden was dat hij verhinderd was vanwege een zitting bij een andere rechtbank. De rechtbank wees dit verzoek af. De zittingsdatum was namelijk vooraf met de gemachtigde van eiser en de wederpartij afgestemd.

Vervolgens had de rechtbank de uitnodiging voor de zitting aan (de gemachtigde van) partijen gezonden. De gemachtigde van eiser was dus al geruime tijd op de hoogte van de zitting. Van een tijdig verzoek om uitstel was daarom geen sprake. Bovendien was er naar het oordeel van de rechtbank geen sprake van een gewichtige reden.

Pas juridisch advies Rotterdam deelt met u juridisch nieuws, kennis en een brede ervaring!

De gemachtigde van eiser nam door deelname aan een zitting bij een andere rechtbank namelijk bewust het risico dat hij in de middag niet op tijd aanwezig kon zijn bij de zitting van de rechtbank. Als dat risico zich realiseert, dan blijft dat voor zijn rekening.

Processtukken

De rechtbank had de ambtenaar van de gemeente met een brief gevraagd de stukken in te dienen die betrekking hebben op de zaak. De rechtbank had er daarbij op gewezen dat het gaat om alle stukken die aan het door eiser bestreden besluit zijn voorafgegaan. Daarbij had de rechtbank opgesomd om welke stukken het in ieder geval ging.

De ambtenaar had binnen een week stukken toegezonden. Een specifiek door de rechtbank genoemd document ontbrak echter en daar had de rechtbank schriftelijk opnieuw om gevraagd. De ambtenaar had op die brief van de rechtbank niet gereageerd. Het specifiek gevraagde document was dus niet overgelegd waardoor de ambtenaar niet aan zijn verplichtingen in de zin van artikel 8:42, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) had voldaan. Het gevolg daarvan was dat de rechtbank dit stuk niet in haar beoordeling kon betrekken.

Het verweerschrift

De rechtbank besloot dat het verweerschrift van – in dit besproken geval - de gemeente buiten beschouwing werd gelaten. Daarvoor had de rechtbank de volgende redenen.

Allereerst had de rechtbank de ambtenaar er schriftelijk over geïnformeerd dat zij graag over een compleet dossier beschikte, zodat de behandeling van de beroepszaak later in de procedure niet werd vertraagd. Daarom had zij de ambtenaar verzocht haar te laten weten of hij een verweerschrift en specifiek document wilde indienen. Als hij dat wilde doen, dan moest hij dat binnen acht weken na het schriftelijk verzoek doen. De ambtenaar had de rechtbank geschreven dat hij binnen de gestelde termijn een verweerschrift en het gevraagde specifieke document zou indienen. Dat had hij echter niet gedaan.

Daar had de rechtbank de ambtenaar ook schriftelijk op gewezen. Vervolgens had de ambtenaar een uitstel van zes weken gevraagd voor het indienen van een verweerschrift. De rechtbank had met dat verzoek ingestemd en daarbij vermeld dat zij dat eenmalig deed.

Het verweerschrift en het door de rechtbank gevraagde specifieke document waren uiteindelijk ruim zeven maanden na het verstrijken van de verlengde termijn ingediend. De ambtenaar had tijdens de zitting uitgelegd dat dit het gevolg was van drukte. Er was volgens hem niet eerder tijd om de stukken op te stellen en in te dienen.

Dit leidde er naar het oordeel van de rechtbank echter niet toe dat de termijnoverschrijding toelaatbaar was. Voor eiser gold immers ook dat hij zijn stukken binnen de daarvoor vastgestelde termijnen moest indienen. De lange termijn die de ambtenaar had genomen voor het indienen van een reactie op het beroepschrift deed dus afbreuk aan het beginsel van gelijkwaardigheid van partijen.

Daarnaast waren het verweerschrift en het gevraagde specifieke document niet toelaatbaar, omdat de goede procesorde zich daartegen verzette. De stukken waren weliswaar elf dagen voor de zitting bij de rechtbank ingediend en dat was binnen de tiendagentermijn die in artikel 8:58 van de Awb wordt genoemd, maar deze termijn is geen harde grens.

Stukken die tien dagen vóór de zitting bij de rechtbank zijn ingediend, worden niet per definitie toegelaten. Ook bij die stukken gebruikt de rechtbank het criterium van de goede procesorde voor de beoordeling of het stuk daadwerkelijk wordt toegelaten. Artikel 8:58 van de Awb vloeit namelijk zelf ook voort uit de eisen van een goede procesorde en uit het beginsel van hoor en wederhoor.

De bepaling heeft onder meer het doel om de andere partij te beschermen tegen te laat aan het dossier toegevoegde stukken waarop die partij niet is voorbereid en waarop hij niet adequaat kan reageren. Doordat het verweerschrift en het eerder door de rechtbank gevraagde specifieke document zo kort voor de zitting zijn ingediend, was eiser in zijn procespositie geschaad. Het had hem immers de mogelijkheid ontnomen schriftelijk te reageren en het was hem moeilijk gemaakt voldoende adequaat te reageren en er het debat over te voeren.

Tip

Laat u door uw advocaat of juridisch adviseur altijd informeren over de lopende termijnen in uw dossier en/of juridische procedure en noteer die zelf ook enkele dagen voor de vervaldatum in uw eigen agenda, opdat u uw adviseur nog zelf daaraan kunt herinneren. Het risico in uw lopende procedure is anders voor u groot!

Heeft u vragen over dit blogartikel of zelf een vraag over het procesrecht, bel dan Pas juridisch advies ( 010 – 404 53 40 ) en vraag naar mr. Laura Pas of zend uw e-mail met uw vraag aan secretariaat@pasjuridischadvies.nl .